...at your service
-

Οργάνωση Συνεδρίων - Σεμιναρίων

  • Παροχή συμβουλευτικής στήριξης
  • Υποστήριξη της διαδικασίας καθορισμού των στόχων και της στρατηγικής
  • Προετοιμασία πλήρους φακέλου υποψηφιότητας
  • Προωθητικές καμπάνιες για την οικονομική  προσφορά σε τοπικά, Ευρωπαϊκά ή παγκόσμια συνέδρια

  • Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών
  • Σε συνεργασία με την Οργανωτική Επιτροπή, καθορισμός ενός γενικού πλαισίου γύρω από τη βασική θεματολογία/ιδέα του Συνεδρίου
  • Καθορισμός των αναγκών του Συνεδρίου και παροχή προτάσεων για την πόλη και το χώρο διεξαγωγής του
  • Επιλογή των συνεργατών μας, για τις επιμέρους υπηρεσίες, λαμβάνοντας πάντα υπ’όψη τις καλύτερες και πιο συμφέρουσες προσφορές. Η διαδικασία επιλογής γίνεται με κριτήριο την καλύτερη δυνατή απόδοση των διαθέσιμων χρηματικών πόρων (best value for money).
  • Επίτευξη της χαμηλότερης δυνατής τιμής με παράλληλη διασφάλιση του μέγιστου δυνατού οφέλους για τον πελάτη
  • Παροχή υπηρεσιών στο διαδίκτυο σε φιλικό και συγχρόνως γρήγορο και επαγγελματικό περιβάλλον
  • Υποβολή μηνιαίας έκθεσης προόδου κατά την προσυνεδριακή περίοδο
  • Δημιουργία ιστοσελίδας δυναμικού περιεχομένου για την παροχή των απαραίτητων πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους
  • Επιτόπια επιθεώρηση, μελέτη καταλληλότητας (βάσει των προδιαγραφών του συνεδρίου),πρόταση στην Οργανωτική Επιτροπή, επιλογή του χώρου
  • Διαπραγματεύσεις και σύνταξη συμφωνητικών
  • Διακόσμηση του χώρου, σήμανση και σκηνικός σχεδιασμός

  • Σχεδιασμός του επιστημονικού προγράμματος, σε συνεργασία με την Οργανωτική /Επιστημονική Επιτροπή (ανά θεματολογία, ημέρα, ώρα, αίθουσα κλπ)
  • Επικοινωνία και επαφή με τους ομιλητές
  • Οργάνωση της φιλοξενίας των ομιλητών
  • Ηλεκτρονική διαχείριση των περιλήψεων των εργασιών – On line (υποβολή των περιλήψεων, αποστολή στους αξιολογητές/κριτές, απάντηση στους ομιλητές, ηλεκτρονική ταξινόμηση σε προφορικές ανακοινώσεις και posters)
  • Επεξεργασία των δεδομένων για την αυτοματοποιημένη καταχώριση των στοιχείων για τη δημιουργία του τελικού προγράμματος
  • Οργάνωση γραφείου με οπτικοακουστικό εξοπλισμό για την προετοιμασία των ομιλητών κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου
  • Ηλεκτρονική διαχείριση των posters
  • Δημιουργία και αποστολή του έντυπου και ηλεκτρονικού υλικού για την προβολή του Συνεδρίου (ανακοινώσεις, προκαταρκτικό πρόγραμμα, προσκλήσεις κλπ.)
  • Δημιουργία και διανομή του απαιτούμενου έντυπου, ηλεκτρονικού και γενικότερα συνεδριακού υλικού στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια του συνεδρίου.
  • Webcasting επιστημονικών παρουσιάσεων/ ομιλιών
  • Επικοινωνία με τους ομιλητές για την εξασφάλιση των σχετικών αδειών
  • Μαγνητοσκόπηση των συνεδριών/ ομιλιών
  • Επεξεργασία/ μοντάζ και συγχρονισμός των slides με το βίντεο της ομιλίας
  • Δημοσίευση και φιλοξενία των αρχείων webcasting στο site του συνεδρίου, Βλ. δείγμα webcasting πατώντας εδώ
  • Επιστημονικές συνεντεύξεις με τον «ειδικό»
  • Επικοινωνία/ συνεννοήσεις με τους επιστήμονες
  • Οργάνωση και λειτουργία studio κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
  • Μαγνητοσκόπηση των συνεντεύξεων
  • Επεξεργασία/ μοντάζ των βίντεο
  • Δημοσίευση και φιλοξενία των συνεντεύξεων στο site του συνεδρίου, Βλ. δέιγματα συνεντεύξεων πατώντας εδώ
  • Οργάνωση συνεδριών video (video sessions)
  • Οργάνωση ζωντανής αναμετάδοσης χειρουργείων (live surgeries) add link from Challenges
  • Οργάνωση ηλεκτρονικών αναρτημένων ανακοινώσεων (E-posters) add link (same as in the Eurolupus offer)
  • Εγγραφή των συμμετεχόντων ηλεκτρονικά (On line) μέσω της ιστοσελίδας του Συνεδρίου
  • Ηλεκτρονικό έντυπο εγγραφής στο συνέδριο (On line Registration Form)
  • Παροχή συστήματος ασφαλείας για τη χρήση πιστωτικών καρτών για πληρωμές On line
  • Ηλεκτρονικό έντυπο διαμονής, μεταφοράς και συμμετοχής στο κοινωνικό πρόγραμμα του συνεδρίου (On line Accommodation, Transportation & Tour Booking Form)
  • Αυτοματοποιημένη επιβεβαίωση εγγραφών και λοιπών υπηρεσιών
  • Οργάνωση και λειτουργία γραμματείας κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου
  • Προμήθεια του οπτικοακουστικού εξοπλισμού που απαιτείται βάσει των αναγκών του Συνεδρίου
  • Παροχή τεχνικής υποστήριξης
  • Φωτογράφιση και/ή Μαγνητοφώνηση και βιντεοσκόπηση των εργασιών του Συνεδρίου
  • Ταυτόχρονη διερμηνεία
  • Παροχή ασύρματης σύνδεσης στο διαδίκτυο στους χώρους του Συνεδρίου
  • Ζωντανές μεταδόσεις κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου (πχ. εγχειρίσεις, ομιλίες, τηλεδιασκέψεις κλπ.)
  • Έλεγχος παρακολούθησης συνεδριών μέσω συστήματος σάρωσης γραμμωτού κώδικα (barcoding scanners)

  • Προετοιμασία της κάτοψης του εκθεσιακού χώρου
  • Προσωπική συνεχής/συνεπής επικοινωνία με τους εν δυνάμει εκθέτες
  • Ηλεκτρονική αποστολή ενημερώσεων (newsletters) , ανά τακτά χρονικά διαστήματα
  • Οργάνωση και συντονισμός των Εκθετών
  • Παροχή υπηρεσιών υποστήριξης της Έκθεσης (μεταφορά υλικών & εκθεμάτων, παροχή εξοπλισμού περιπτέρων, καθαριότητα κλπ)
  • Διαμόρφωση ειδικού εντύπου παρουσίασης των δυνατοτήτων χορηγίας
  • Προσωπική συνεχής/συνεπής επικοινωνία με τους πιθανούς χορηγούς
  • Παροχή καινοτόμων προτάσεων για την προσέλκυση χορηγών.
  • Καθορισμός της στρατηγικής προώθησης – καθορισμός της ομάδας στόχου
  • Οργάνωση διαφημιστικής καμπάνιας του συνεδρίου
  • Οργάνωση και διαχείριση όλων των επαφών με υπουργεία ή άλλους δημόσιους φορείς με σκοπό την προώθηση του συνεδρίου
  • Σύνταξη καταλόγων ταχυδρομικών επαφών, αποστολή υλικού ταχυδρομικά ή ηλεκτρονικά
  • Σχεδιασμός του λογοτύπου του Συνεδρίου
  • Παροχή τυπογραφικών υπηρεσιών: σχεδιασμός και παραγωγή των συνεδριακών εντύπων
  • Αποστολή ευχαριστήριων σημειωμάτων σε όλους τους ομιλητές, χορηγούς, εκθέτες κλπ.
  • Επαφές με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης:
    • Οργάνωση Γραφείου Τύπου
    • Διαχείριση χορηγιών επικοινωνίας
    • Διαχείριση & επικοινωνία με εκπροσώπους των ΜΜΕ
  • Σχεδιασμός και διαχείριση της ιστοσελίδας του Συνεδρίου
  • Ηλεκτρονικές επιστημονικές ενημερώσεις (e-newsletters)
  • Μετάφραση του έντυπου υλικού
  • Γραμματειακή υποστήριξη – Εγγραφές – Διανομή Υλικού
  • Γραφείο εξυπηρέτησης των ομιλητών
  • Έλεγχος εισόδων στις αίθουσες
  • Επίβλεψη αιθουσών
  • Έκδοση εισιτηρίων (αεροπορικών, κλπ.)
  • Ηλεκτρονική κράτηση και πληρωμή εισιτηρίων και μεταφορών
  • Γραφείο εξυπηρέτησης στο Αεροδρόμιο της πόλης όπου πραγματοποιείται το συνέδριο
  • Οργάνωση και διαχείριση των μεταφορών από το αεροδρόμιο στα ξενοδοχεία και το αντίστροφο (λεωφορεία, ταξί, κλπ.)
  • Οργάνωση και διαχείριση των μεταφορών από τα συνεδριακά ξενοδοχεία ή/και το συνεδριακό κέντρο για τις κοινωνικές εκδηλώσεις
  • Επιθεώρηση των ξενοδοχείων κατά το αρχικό στάδιο οργάνωσης του συνεδρίου, με σκοπό να χρησιμοποιηθούν αυτά που καλύπτουν τις προδιαγραφές του συνεδρίου
  • Σύναψη συμβολαίων με τα ξενοδοχεία και κράτηση των απαιτούμενων δωματίων
  • Οργάνωση του Τουριστικού Προγράμματος και παροχή προτάσεων για εκδρομές πριν και μετά το Συνέδριο
  • Ηλεκτρονική Κράτηση και πληρωμή δωματίων και εκδρομών
  • Ηλεκτρονική έκδοση εντύπου κράτησης δωματίου και εκδρομής – voucher
  • Παροχή υπηρεσιών διακεκριμένων προσώπων για συμμετέχοντες, ομιλητές ή ειδικούς προσκεκλημένους, σύμφωνα με το κατά περίπτωση πρωτόκολλο
  • Σχεδιασμός και οργάνωση των απαιτούμενων επισιτιστικών υπηρεσιών κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου όπως:
    • Διαλείμματα καφέ
    • Γεύματα
    • Εναρκτήρια Τελετή
    • Δεξίωση Υποδοχής
    • Επίσημο Δείπνο
  • Σχεδιασμός και οργάνωση ειδικών πολιτιστικών εκδηλώσεων
  • Επιλογή χώρων ανάλογα με τις απαιτήσεις της διοργάνωσης
  • Προτάσεις υπηρεσιών τροφοδοσίας (catering) όπου απαιτείται.
  • Διακόσμηση και σκηνικά όπου απαιτείται
  • Εξασφάλιση μουσικού / καλλιτεχνικού προγράμματος για τις κοινωνικές εκδηλώσεις
  • Κατάρτιση και παρακολούθηση προϋπολογισμού εσόδων / εξόδων
  • Συμβουλευτική στήριξη και διαχείριση των οικονομικών θεμάτων – προ-χρηματοδότηση
  • Λογιστική παρακολούθηση
  • Διασφάλιση οικονομικής διαφάνειας και εγγύηση οικονομικής επιτυχίας
  • Οικονομικός απολογισμός
  • Αναλυτική Έκθεση πεπραγμένων του Συνεδρίου που περιλαμβάνει:
    • Καταστάσεις εγγεγραμμένων συνέδρων
    • Καταστάσεις χορηγών και εκθετών
    • Συμπεράσματα αξιολόγησης από τα ερωτηματολόγια συνέδρων, ομιλητών, εκθετών και προσκεκλημένων

Memberships

Erasmus S.A. is an official member of IAPCO, ICCA, HATTA, HAPCO and ACVB. Erasmus S.A. has established and applies a quality management system for Congress & Exhibition Organizers as well as Incentive Travelling..

  icca hatta tuv